Voor de meeste ondernemers is het stukje administratie een “moetje”. Het liefst doen ze dit niet en wij zijn ook van mening dat je dit deel beter direct uit kan besteden zodat het meteen goed in elkaar gezet word. Toch kiezen veel, vooral startende, ondernemers er voor om hun eigen administratie te doen omdat ze denken zo geld te besparen. Dit bericht is speciaal voor jou.

Uit ervaring kunnen wij vertellen dat een boekhouder je uiteindelijk geld oplevert. Je betaald er misschien voor maar door de expertise van de boekhouder bespaar jij op je te betalen belastingen.

Wil je het echt zelf doen? Prima! Wij geven je wat tips over hoe je je administratie kan opzetten.

Uiteraard moet je alles vastleggen. Start je met ondernemen? Open dan een zakelijke rekening. Zo zorg je al voor een overzicht inkomsten en uitgaven/kosten. Je kan bij elke bank een zakelijke rekening openen. Veel banken bieden een eerste jaar of paar maanden gratis rekening aan maar veel “reguliere” banken hebben hoge tarieven. Een goedkope goede bank voor de eenmanszaak of zzp-er is KNAB bank. Lage prijs, goede service. Je hebt de mogelijkheid om meerdere gratis spaarrekeningen te openen en een automatische “btw” opdracht te laten overboeken naar je spaarrekening. Hoef je er zelf niet meer aan te denken!

Nu alle transacties via 1 rekening gaan heb je meteen overzichtelijk welke cashflow je onderneming heeft. Je weet ook meteen, dat voor elke bij- en afschrijving, jij een document in handen moet hebben om die transactie te kunnen verantwoorden.
Zorg dat je al deze documenten digitaal bewaard en categoriseer ze per maand of kwartaal (afhankelijk van de frequentie dat je je btw aangifte moet doen). Van losse bonnen kan je een foto maken en die naar jezelf mailen om ze daarna op te kunnen slaan in de juiste map.

Open een Excel bestand of Google sheet. Maak hier in een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Zorg er voor dat je de bedragen splitst (inclusief btw, exclusief btw en het btw bedrag). Maak voor elke maand of kwartaal (wederom afhankelijk van de frequentie dat je je btw aangifte moet doen) een nieuw blad. En het liefst ook een apart blad voor de inkomsten en een blad voor de uitgaven. Zo heb je per aangifte periode een duidelijk overzicht van wat je aan moet geven bij je btw aangifte.

Heb je inkopen vanuit andere EU landen? Zorg er dan ook voor dat je dit in je Excel lijst apart noteert met daarbij het btw nummer van het bedrijf waar je je inkopen hebt gedaan. Je hebt dit namelijk nodig voor je ICP aangifte.

Tegenwoordig heb je ook veel online boekhoudprogramma’s die super gebruiksvriendelijk zijn voor de doe het zelf administrateur. Wij hebben zelf goede ervaring met E-boekhouden of Snelstart. Maar je hebt veel meer aanbieders en voor elk soort ondernemer is er een meest passend boekhoudprogramma. Daarom gaan wij binnenkort een vergelijkingstool plaatsen op onze website. Zo kan je kijken wat het best bij jou past.

TIP: Houd je aan de administratie woensdag! Je bent veel sneller klaar met je administratie als je dit wekelijks bij houd. Spaar je het op tot je btw aangifte moet doen? Dan ben je veel meer tijd kwijt om alles overzichtelijk te krijgen.

TIP2: Lees ook ons artikel over de eisen van je administratie