Zelf een administratie opzetten lukt de meeste wel. Maar wat zijn nu precies de eisen van de Belastingdienst voor je administratie?

Kasadministratie
Vooral online bedrijven hebben weinig meer te maken met een kasadministratie. Maar ontvang je wel contant geld? Zorg dan dat je in een kasboek precies bijhoud wat er binnen komt en uit gaat en bewaar de kassabonnen.

Financiële aantekeningen
Houd je je verkopen en inkopen bij op een Excel lijst? Dan moet je deze lijsten bewaren. Boekhoudkundige termen hiervoor zijn het inkoopboek en het verkoopboek

Facturen
Alle ontvangen facturen en (een kopie van ) alle verzonden facturen moet je bewaren voor je eigen administratie.

Bankafschriften
Voor zover je die nog ontvangt. Je mag ze ook digitaal downloaden en bewaren. LET OP! Deze dien je dus eens in de zoveel tijd te downloaden. Je moet dit namelijk tot 7 jaar bewaren (zie hieronder bewaartermijn). Bij de meeste banken kan je je afschriften maar tot 1 of 2 jaar terug downloaden.

Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
Heb je een contract afgesloten? Dan moet je deze ook in je administratie bewaren. Dit is overigens niet alleen heel belangrijk voor de Belastingdienst maar ook voor jezelf! Zo kan je altijd terugvallen op gemaakte afspraken.

Agenda’s of andere afsprakenboeken
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen voor ondernemers bij de Belastingdienst moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoet aan het urencriterium. Je agenda is hier een handig hulpmiddel voor.

Correspondentie
Brieven, mailtjes e.d. van klanten en of leveranciers dien je ook te bewaren. Net als contracten is dit ook voor jezelf erg belangrijk. Probeer hier een mooi systeem in te maken. Zodat je per leverancier elke communicatie overzichtelijk hebt.

Software en databestanden
Gebruik je software voor je bedrijf dan dien je deze ook te bewaren. Stap je over naar een ander softwarepakket, maak dan altijd een backup van het oude systeem.

Bewaartermijn
Je bent verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren.
LET OP: Verkoop je producten of diensten aan particuliere klanten binnen de EU en doe je btw aangifte via het éénloketsysteem? Dan moet je die gegevens over die verkopen 10 jaar bewaren.
Ook gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren (denk aan een bedrijfspand, opslagruimte en grond).